Der Prozessdesigner erlaubt es, Geschäftsprozesse und deren Abläufe graphisch zu gestalten und im System zu hinterlegen. Der wesentliche Anwendungsfall ist die Definition des Ablaufs von Kampagnen und Verkaufsprozessen. Die im Prozessdesigner editierten Abläufe heißen im Folgenden Prozessschablonen. Eine einmal definierte Prozessschablone kann beliebig häufig wieder verwendet werden, indem Sie z.B. verschiedenen Kampagnen zugeordnet wird.
Prozessschablonen werden als sogenannter gerichteter Graph dargestellt, den die Teilnehmer (z.B. die potentiellen Kunden) Schritt für Schritt durchlaufen. Mittels spezieller Übergangsfunktionen und Entscheider kann ein individueller Ablauf definiert werden.
Genereller Aufbau
Im oberen Bereich des Fensters kann eine Prozessschablone gewählt werden. Die Eingabe einer neuen Schablone erfolgt einfach durch Eingabe eines (noch nicht vorhandenen) Namens in die DropDown-Liste.
Bestehende Prozessschablonen können durch Einfach-Klick auf einen Prozessschritt (gelbe Box) oder eine Übergangsfunktion (Pfeile zwischen den Prozessschritten) editiert werden. Neue Schritte können über die Menüfunktion hinzugefügt werden.
Eine beispielhafte Prozessschablone könnte etwa wie auf dem folgenden Screenshot aussehen – der Kunde tritt im Startpunkt Zielgruppe in den Geschäftsprozess ein, durchläuft diesen und beendet ihn, je nach Verkaufserfolg, mit einem positiven oder negativen Ende.
Man kann erkennen, dass es verschiedene Typen von Prozessschritten gibt, hier Wiedervorlagen, E-Mail senden und Notiz sowie viele weitere mehr. Generell haben alle Prozessschritt-Typen eine Reihe von gleichen Eigenschaften. Einige Schritttypen haben zusätzlich ganz individuelle Eigenschaften – so müssen z.B. für einen E-Mail-Schritt weitere Informationen zur zu versendenden E-Mail hinterlegt werden. Die einzelnen Eigenschaften sind in der Dokumentation der einzelnen Prozessschritt-Typen erläutert.
Einfügen eines neuen Schrittes
Ein neuer Schritt kann einfach durch Auswahl eines Prozessschritt-Typs aus der DropDown-Liste hinzugefügt werden. Anschließend befindet sich der neue Schritt erstmal losgelöst vom Rest des Ablaufs auf der Arbeitsfläche, da es noch keine Verbindungen zum Geschäftsprozess gibt (im Bild rot umrandet).
Ein neuer Prozessschritt ist zunächst nicht angebunden
Um den neuen Schritt nun in den Ablauf zu integrieren gibt es verschiedene Möglichkeiten – die bequemste ist, 2 Punkte über die gedrückte STRG-Taste miteinander zu verbinden.
Tipp: Drücken Sie die STRG-Taste und halten Sie sie gedrückt. Nun klicken Sie auf den ersten Prozessschritt, der sich daraufhin einfärbt. Anschließend klicken Sie auf den 2. Prozessschritt und der Schritt wird mit einer Linie angebunden. Da noch keine Übergangsfunktion definiert ist, wird die Linie mit „Konfiguration nicht gesetzt“ beschriftet.
Ein neuer Schritt ist angebunden, nun fehlt noch die Übergangsfunktion
Um den neuen Schritt korrekt anzubinden, muss nun noch die zu verwendende Übergangsfunktion bestimmt werden. Die Frage dazu lautet:
Unter welchen Bedingungen soll ein Kunde vom Schritt A in den Schritt B wechseln?
Klicken Sie auf die Verbindungslinie oder deren Beschriftung, um den Dialog zur Auswahl zu öffnen. Aus der Filter-Auswahlbox können nun die verschiedenen Übergangsfunktionen gewählt werden.
Übergangsfunktionen
Übergangsfunktionen regeln den Übergang von einem Prozessschritt zum nächsten
globale Ausstiege mit GlobalExits
Im Rahmen von Kampagnen gibt es häufig Ausstiegsmöglichkeiten, die an allen Schritten einer Kampagne auftreten können – z.B. ein zwischendrin erteiltes OptOut, eine spontane Zusage oder einfach eine entsprechende Mitteilung des Kunden („kein Interesse mehr“).
In einem solchen Fall soll die Kampagne für den gewählten Kunden (positiv oder negativ) beendet werden und die zugehörige Statistik entsprechend gefüllt werden. App&Run bietet mit den GlobalExits die Möglichkeit, bestimmte Gesprächsausgänge an allen Schritten einer Prozessschablone zuzulassen, ohne diese explizit an allen Schritten zu erlauben. GlobalExits sind Gesprächsausgänge, die auf einem beliebigen Ende-Schritt erfasst werden. Da normalerweise auf Ende-Schritten keine Gesprächsausgänge sinnvoll sind – die Kampagne endet ja für den Kunden an dieser Stelle – erkennt App&Run die dort definierten Gesprächsausgänge als Gesprächsausgänge, die an jeder Stelle innerhalb des Prozessablaufs möglich sind. Es ist keine weiter Konfiguration notwendig.
GlobalExit-Gesprächsausgänge blenden sich automatisch im Menü ein
Sobald eine solche Konfiguration gefunden wurde, werden die zugehörigen Gesprächsausgänge automatisch in der oberen Menüleiste des Vorgangs-Bearbeitungsfensters eingeblendet. Bei Auswahl eines Menüpunkts wird der aktuelle Vorgang direkt in den zugehörigen Ende-Schritt der Prozessschablone verschoben und der gewählte Gesprächsausgang eingetragen.
Tipp: Sowohl positive als auch negative Ende-Schritte können mit GlobalExits definiert werden. Beliebig viele Ende-Schritte können genutzt werden, es sollte aber darauf geachtet werden, jeden Gesprächsausgang nur für einen Ende-Schritt zu benutzen, um Klarheit für den Anwender sicherzustellen.
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