Typen von Prozessschritten

Dieses Dokument beschreibt die verschiedenen Typen von Prozessschritten im Prozessdesigner.

Typ	Bedeutung
Wiedervorlage	Standard-Prozessschritt für manuelle Tätigkeiten und Erinnerungen
Notiz	Erfassung einer Bemerkung / Notiz, wird häufig auch für End-Punkte genutzt
Absprung in Kampagne	Startet eine weitere Kampagne und führt die bestehende weiter
Adressliste	(ungenutzt)
Antwort auf exportierten Vorgang	(ungenutzt)
Aufgabe	eine Aufgabe, die dediziert dem jeweiligen Benutzer zugeordnet ist. Wir sowohl dem Aufgaben-Geber als auch dem -Empfänger an verschiedenen Stellen angezeigt.
Automatisch delegieren	automatische Delegation der weiteren Kampagnenschritte an einen fest-definierten Benutzer
Benutzerzuordnung (PLZ)	Delegation des folgenden Schrittes an einen Benutzer je nach PLZ-Gebiet des Kunden
CmsClick	(ungenutzt)
ContractAuction Abschluss	(ungenutzt)
DSGVO-Prüfung	Prüfung vor (nicht-)vorhandensein von DSGVO-Merkmalen zur Kontakterlaubnis
Dublettenzusammenführung	(ungenutzt)
EMail senden	automatisiertes Versenden einer E-Mail
Event	(ungenutzt)
Event-Verarbeitung	(ungenutzt)
Export eines QueueSatzes zum Email	(ungenutzt)
Information	(ungenutzt)
Kampagnenziel	(ungenutzt)
Kundenbesuch	Dokumentation eines physischen Besuchs beim Kunden
Newsletter-Empfänger	(ungenutzt)
PlacetelFax senden	Senden eines Faxes über Placetel
Rechnungsmanager Vorgang	(ungenutzt)
Telefonnotiz	Hinterlegung einer Telefonnotiz
Ticket	Störungsmeldung
Warten	Hält den Vorgang eine definierbare Zeitspanne lang in dem Schritt, bevor dann automatisch weitergeschaltet wird
Warten Probeende	(ungenutzt)

allgemeine Eigenschaften

Die folgenden Eigenschaften sind für alle Arten von Prozessschritten gleich. Einige Typen von Prozessschritten verfügen darüberhinaus über zusätzliche Eigenschaften, die in den weiteren Abschnitten erläutert werden.

Stammdaten

Feld	Bedeutung
Nr	Sortierungsnummer, wird automatisch vergeben
Prozessschritt	Name des Schrittes
ist Einstiegspunkt	Definiert einen Startpunkt / Einstiegspunkt in diesen Prozessablauf. Neue Vorgänge können nur an Einstiegspunkten beginnen.
ist Endpunkt	Definiert den Geschäftsvorfall für den jeweiligen Kunden als erledigt, wenn dieser Schritt erreicht wird.
ist globaler Ausstiegspunkt	(unbenutzt)
sichtbar	Aktivitäten, die in einem sichtbaren Schritt sind, werden z.B. in der Kundenverwaltung angezeigt. Durch ausschalten dieses Klickers können z.B. Warteschritte unsichtbar gemacht werden.
als Erfolg werten	ein „erfolgreicher“ Schritt kennzeichnet die Zielerreichung im Rahmen einer Kampagne. Das Erreichen oder Durchlaufen eines solchen Schrittes wird in den Auswertungen als Erfolg gezählt. An verschiedenen Stellen im System wird z.B. ein „Daumen hoch“ angezeigt.
regelmäßig prüfen	Normalerweise werden die Bedingungen, ob eine Aktivität ihren aktuellen Prozessschritt verlässt und einen möglichen Folgeschritt betritt, nur bei bestimmten Ereignissen geprüft (z.B. bei Eintritt in den Schritt oder nach dem Fullfillment wie dem Versand einer Mail). Ist dieser Haken aktiviert, prüft das System selbsttätig und zeitgesteuert, ob eine Weiterschaltung erfolgen muss.
Kundenkontakt	Kennzeichnet einen Prozessschritt, der als Kundenkontakt gezählt wird.
Name des Folgeschritts verbergen	Blendet den Folgeschritt-Namen im Fenster der Aktivitätenbearbeitung aus.
Infotext übernehmen	Der Infotext kann als „stehendes Textfeld“ genutzt werden, wenn dieser Schalter aktiviert ist. In diesem Fall „wächst“ der Infotext im Laufe des Geschäftsprozesses stetig an. Bei deaktiviertem Schalter wird der Infotext in der Historie gemerkt, aber für jeden neuen Schritt leer dargestellt.
automatische Delegation	Die Aktivität kann auf einen fest definierten Benutzer delegiert werden. Alternativ ist auch „an den Hauptvertreter“ (des Kunden)“ sowie „in den Pool“ (d.h. zur allgemeinen Bearbeitung) möglich
WV-Dauer	Anzahl der Minuten, die für eine Bearbeitung im Mittel einzuplanen ist.

Folgeschritte

Feld	Bedeutung
Überschrift Ergebnisauswahl	Definiert die Überschrift, die in der manuellen Vorgangsbearbeitung über den einzelnen Gesprächsergebnissen angezeigt werden soll.
Folgeschritt 1…3	Jeder Prozessschritt hat max. 4 Folgeschritte, die ersten 3 davon können bei Eintritt eines definiertes Ereignisses betreten werden.
Default-Folgeschritt	trifft keine der Übergangsbedingungen zu einem der 3 oben genannten Folgeschritte zu, so wird in den Default-Folgeschritt verzweigt.
direkte Folgebearbeitung	(unbenutzt)
SpinOff-Schritte	Häufig ist es der Fall, dass zu einem „Handlungsfaden“ eines Prozessablaufs zusätzlich Aktivitäten ausgelöst werden sollen, die den eigentlichen Ablauf nicht beeinflussen sollen. Die hier gewählten Schritte sollen automatisch zusätzlich erzeugt werden. Der Geschäftsprozess läuft dabei unverändert und wie definiert weiter.
Betreff der SpinOff Aktivität	Die SpinOff-Schritte bekommen den hier angegebenen Betreff. Dabei können folgende Velocity-Macros verwendet werden: – $vkc (Verkaufschance, etwa: $vkc.name für den Namen des Produkts) – $kampagne (Kampagne, etwa $kampagne.name für den Kampagnennamen)
Kampagne beibehalten	Wird der Klicker deaktiviert, wird die Kampagne bei den SpinOff-Prozessschritten entfernt. Dies ermöglicht es, Aufgaben und ToDos (z.B. für die Produktion eines Auftrags notwendige Unterlagen) einzuholen, auch wenn die eigentliche Verkaufskampagne bereits beendet ist.
nur bei Gesprächsausgang	enthält eine kommagetrennte Liste von Gesprächsausgängen. Die SpinOff-Schritte werden nur erzeugt, wenn der letzte Gesprächsausgang einem in dieser Liste entspricht. Ist die Liste leer, werden die SpinOffs immer erzeugt.

Auswertung

Feld	Bedeutung
kommaseparierte…	hier können alle an diesem Schritt erlaubten Gesprächsausgänge definiert werden. Geben Sie dazu einen Gesprächsausgang in das Feld ein und klicken auf das Plus-Symbol.
statistische Ergebnisse	jedem Prozessschritt können mehrere statistische Ergebnisse zugewiesen werden. Diese werden später in der Kampagnenauswertung subsummiert und gebündelt dargestellt.
Funnel-Level	der Verkaufsprozess ist in verschiedene Stufen gegliedert, die die Kunden wie einen Trichter durchlaufen – den sogenannten Verkaufsfunnel. Der Name der zugehörigen Stufe kann hier angegeben werden.
Dauer	(ungenutzt)
min. Verweilsdauer	(ungenutzt)
max. Verweildauer	Ein Vorgang, der seine maximale Zeit in diesem Schritt überschritten hat, kann automatisch weitergeschaltet oder archiviert werden.

Checkliste

Feld	Bedeutung
Checkliste	Fügen Sie hier Checklisten-Einträge hinzu, die beim manuellen Bearbeiten eines Vorgangs abgehakt werden müssen. Die Checkliste wird später beim Bearbeiten eines Vorgangs angezeigt.
Pflichtfeld	Ein Weiterschalten in den Folgeschritt ist erst dann möglich, wenn alle als Pflichtfelder markierten Einträge abgehakt sind.

Widgets

Die Bearbeitung von Aktivitäten kann über verschiedene Ansichten erfolgen – etwa in der mobilen App oder im Browser auf dem Desktop-PC. Auf dem Desktop-PC kann die Bearbeitung in festdefinierten Fenstern oder in flexiblen, auf Basis des Prozessschrittes individuell eingerichteten Fenstern erfolgen.

Letztere sind die sogenannten Widget-Fenster – für sie können beliebig viele kleine Komponenten, die sog. Widgets, zur Bearbeitung angeordnet werden. Jedes einzelne Widget bringt einzelne Funktionselemente mit, wie z.B. die Anzeige der Kundendaten, der Kundenhistorie, Verkaufsunterlagen etc.

Merkmale

Feld	Bedeutung
Merkmale an der Firma setzen	die gewählten Merkmale werden an der Firma gesetzt, sobald der Prozessschritt betreten wird
Merkmale an der Firma entfernen	die gewählten Merkmale werden an der Firma entfernt, sobald der Prozessschritt betreten wird
Merkmale am Ansprechpartner setzen	die gewählten Merkmale werden am Ansprechpartner gesetzt, sobald der Prozessschritt betreten wird
Merkmale am Ansprechpartner entfernen	die gewählten Merkmale werden am Ansprechpartner entfernt, sobald der Prozessschritt betreten wird
Ansprechpartner bevorzugen	wenn gesetzt, wird das Merkmal nur am Ansprechpartner gesetzt (und nicht an der Firma), wenn ein Ansprechpartner vorhanden ist

Gesprächsleitfaden

Gesprächsleitfäden unterstützen Mitarbeiter im Akquiseprozess, strukturiert und aktiv auf den potentiellen Kunden zuzugehen. Aus diesem Grund können an einzelnen Geschäftsprozessschritten Leitfäden hinterlegt werden, die dem Verkäufer während des Verkaufsprozesses vorgeblendet werden.

Quelle: souveraen-verkaufen.de

Spezifische Eigenschaften einzelner Typen

Die spezifischen Eigenschaften einzelner Prozessschritt-Typen werden bei Bedarf in einem eigenen Reiter ganz rechts eingeblendet. Der Name des Reiters passt sich dabei jeweils dem Typ des Prozessschrittes an.

Absprung in Kampagne

Wählen Sie die Kampagne, in die abgesprungen werden soll.

Benutzerzuordnung (PLZ)

Hinterlegen Sie hier die Regeln, wie der zugehörige Benutzer gefunden werden soll. Dazu kann ein Regelwerk zeilenweise hinterlegt werden. Der Aufbau jeder Zeile beginnt mit dem Namen des Benutzers (geschrieben wie in der Benutzerverwaltung angegeben), eine Gleichheitszeiten und einem RegEx-Ausdruck, der den Postleitzahlenbereich bestimmt.

Der Schalter Kundenstammdaten aktualisieren gibt an, ob und unter welchen Umständen der ermittelte Vertreter auch als Hauptvertreter an den Kundenstammdaten gesetzt werden soll.

Folgende einfache Regeln gelten (unter anderem, eine vollständige Liste findet sich in verschiedenen Dokumentationen regulärer Ausdrücke):

Regel	Bedeutung	Beispiel
Liste von Postleitzahlen	definiert eine einzelne oder eine Liste von Postleitzahlen, getrennt durch Kommata	38100,38102,38104
Bereich	definiert einen Bereich von Postleitzahlen ^ bedeutet „am Anfang“, . „ein einzelnes Zeichen“, ein * dahinter bedeutet „beliebig oft“	^041.*
Oder-Verknüpfung	verkettet mehrere Regeln alle Postleitzahlen mit 80 vorne und zusätzlich die Postleitzahl 12345	^80.*|12345

E-Mail senden

Feld	Bedeutung
Absender	definiert den Absender der E-Mail
Versandzeitpunkt	soll die E-Mail sofort und direkt versendet werden, wenn der Prozessschritt betreten wird (Vollautomatik) oder soll die E-Mail, ggfs. nach optischer Kontrolle, im Fenster Mailingzentrale versendet werden.
Mailversand	definiert die zu verwendende Versandtechnik – nur über das persönliche Mailkonto – vorzugsweise persönlich, sonst System – Systemkonto
Empfänger	an wen soll die E-Mail versendet werden
HTML-Vorlage	soll eine HTML-Vorlage verwendet werden, ist sie hier einzutragen. Diese Einstellung wird ggfs. von der gleichartigen Einstellung an der Kampagne übersteuert
Betreff	Fest definierter Betreff der E-Mail
Mailtext	fest definierter Mailtext
feste Empfänger	fest hinterlegte Empfänger der Email
Kontroll-BCC	sendet eine (unsichtbare, bcc:) Mail an die hier aufgeführten E-Mail-Adressen