Typen von Prozessschritten

Dieses Dokument beschreibt die verschiedenen Typen von Prozessschritten im Prozessdesigner.

TypBedeutungWiedervorlageStandard-Prozessschritt für manuelle Tätigkeiten und ErinnerungenNotizErfassung einer Bemerkung / Notiz, wird häufig auch für End-Punkte genutztAbsprung in KampagneStartet eine weitere Kampagne und führt die bestehende weiterAdressliste(ungenutzt)Antwort auf exportierten Vorgang(ungenutzt)Aufgabeeine Aufgabe, die dediziert dem jeweiligen Benutzer zugeordnet ist. Wir sowohl dem Aufgaben-Geber als auch dem -Empfänger an verschiedenen Stellen angezeigt.Automatisch delegierenautomatische Delegation der weiteren Kampagnenschritte an einen fest-definierten BenutzerBenutzerzuordnung (PLZ)Delegation des folgenden Schrittes an einen Benutzer je nach PLZ-Gebiet des KundenCmsClick(ungenutzt)ContractAuction Abschluss(ungenutzt)DSGVO-PrüfungPrüfung vor (nicht-)vorhandensein von DSGVO-Merkmalen zur KontakterlaubnisDublettenzusammenführung(ungenutzt)EMail sendenautomatisiertes Versenden einer E-MailEvent(ungenutzt)Event-Verarbeitung(ungenutzt)Export eines QueueSatzes zum Email(ungenutzt)Information(ungenutzt)Kampagnenziel(ungenutzt)KundenbesuchDokumentation eines physischen Besuchs beim KundenNewsletter-Empfänger(ungenutzt)PlacetelFax sendenSenden eines Faxes über PlacetelRechnungsmanager Vorgang(ungenutzt)TelefonnotizHinterlegung einer TelefonnotizTicketStörungsmeldungWartenHält den Vorgang eine definierbare Zeitspanne lang in dem Schritt, bevor dann automatisch weitergeschaltet wirdWarten Probeende(ungenutzt)

allgemeine Eigenschaften

Die folgenden Eigenschaften sind für alle Arten von Prozessschritten gleich. Einige Typen von Prozessschritten verfügen darüberhinaus über zusätzliche Eigenschaften, die in den weiteren Abschnitten erläutert werden.

Stammdaten

FeldBedeutungNrSortierungsnummer, wird automatisch vergebenProzessschrittName des Schrittesist EinstiegspunktDefiniert einen Startpunkt / Einstiegspunkt in diesen Prozessablauf. Neue Vorgänge können nur an Einstiegspunkten beginnen.ist EndpunktDefiniert den Geschäftsvorfall für den jeweiligen Kunden als erledigt, wenn dieser Schritt erreicht wird.ist globaler Ausstiegspunkt(unbenutzt)sichtbarAktivitäten, die in einem sichtbaren Schritt sind, werden z.B. in der Kundenverwaltung angezeigt. Durch ausschalten dieses Klickers können z.B. Warteschritte unsichtbar gemacht werden.als Erfolg wertenein „erfolgreicher“ Schritt kennzeichnet die Zielerreichung im Rahmen einer Kampagne. Das Erreichen oder Durchlaufen eines solchen Schrittes wird in den Auswertungen als Erfolg gezählt. An verschiedenen Stellen im System wird z.B. ein „Daumen hoch“ angezeigt.regelmäßig prüfenNormalerweise werden die Bedingungen, ob eine Aktivität ihren aktuellen Prozessschritt verlässt und einen möglichen Folgeschritt betritt, nur bei bestimmten Ereignissen geprüft (z.B. bei Eintritt in den Schritt oder nach dem Fullfillment wie dem Versand einer Mail). Ist dieser Haken aktiviert, prüft das System selbsttätig und zeitgesteuert, ob eine Weiterschaltung erfolgen muss.KundenkontaktKennzeichnet einen Prozessschritt, der als Kundenkontakt gezählt wird.Name des Folgeschritts verbergenBlendet den Folgeschritt-Namen im Fenster der Aktivitätenbearbeitung aus.Infotext übernehmenDer Infotext kann als „stehendes Textfeld“ genutzt werden, wenn dieser Schalter aktiviert ist. In diesem Fall „wächst“ der Infotext im Laufe des Geschäftsprozesses stetig an. Bei deaktiviertem Schalter wird der Infotext in der Historie gemerkt, aber für jeden neuen Schritt leer dargestellt.automatische DelegationDie Aktivität kann auf einen fest definierten Benutzer delegiert werden. Alternativ ist auch „an den Hauptvertreter“ (des Kunden)“ sowie „in den Pool“ (d.h. zur allgemeinen Bearbeitung) möglichWV-DauerAnzahl der Minuten, die für eine Bearbeitung im Mittel einzuplanen ist.

Stammdaten eines Prozessschritts

Folgeschritte

FeldBedeutungÜberschrift ErgebnisauswahlDefiniert die Überschrift, die in der manuellen Vorgangsbearbeitung über den einzelnen Gesprächsergebnissen angezeigt werden soll.Folgeschritt 1…3Jeder Prozessschritt hat max. 4 Folgeschritte, die ersten 3 davon können bei Eintritt eines definiertes Ereignisses betreten werden. Default-Folgeschritttrifft keine der Übergangsbedingungen zu einem der 3 oben genannten Folgeschritte zu, so wird in den Default-Folgeschritt verzweigt.direkte Folgebearbeitung(unbenutzt)SpinOff-SchritteHäufig ist es der Fall, dass zu einem „Handlungsfaden“ eines Prozessablaufs zusätzlich Aktivitäten ausgelöst werden sollen, die den eigentlichen Ablauf nicht beeinflussen sollen. Die hier gewählten Schritte sollen automatisch zusätzlich erzeugt werden. Der Geschäftsprozess läuft dabei unverändert und wie definiert weiter.Betreff der SpinOff AktivitätDie SpinOff-Schritte bekommen den hier angegebenen Betreff. Dabei können folgende Velocity-Macros verwendet werden: – $vkc (Verkaufschance, etwa: $vkc.name für den Namen des Produkts) – $kampagne (Kampagne, etwa $kampagne.name für den Kampagnennamen)Kampagne beibehaltenWird der Klicker deaktiviert, wird die Kampagne bei den SpinOff-Prozessschritten entfernt. Dies ermöglicht es, Aufgaben und ToDos (z.B. für die Produktion eines Auftrags notwendige Unterlagen) einzuholen, auch wenn die eigentliche Verkaufskampagne bereits beendet ist.nur bei Gesprächsausgangenthält eine kommagetrennte Liste von Gesprächsausgängen. Die SpinOff-Schritte werden nur erzeugt, wenn der letzte Gesprächsausgang einem in dieser Liste entspricht. Ist die Liste leer, werden die SpinOffs immer erzeugt.

Auswertung

FeldBedeutungkommaseparierte…hier können alle an diesem Schritt erlaubten Gesprächsausgänge definiert werden. Geben Sie dazu einen Gesprächsausgang in das Feld ein und klicken auf das Plus-Symbol.statistische Ergebnissejedem Prozessschritt können mehrere statistische Ergebnisse zugewiesen werden. Diese werden später in der Kampagnenauswertung subsummiert und gebündelt dargestellt.Funnel-Levelder Verkaufsprozess ist in verschiedene Stufen gegliedert, die die Kunden wie einen Trichter durchlaufen – den sogenannten Verkaufsfunnel. Der Name der zugehörigen Stufe kann hier angegeben werden.Dauer(ungenutzt)min. Verweilsdauer(ungenutzt)max. VerweildauerEin Vorgang, der seine maximale Zeit in diesem Schritt überschritten hat, kann automatisch weitergeschaltet oder archiviert werden.

Checkliste

FeldBedeutungChecklisteFügen Sie hier Checklisten-Einträge hinzu, die beim manuellen Bearbeiten eines Vorgangs abgehakt werden müssen. Die Checkliste wird später beim Bearbeiten eines Vorgangs angezeigt. PflichtfeldEin Weiterschalten in den Folgeschritt ist erst dann möglich, wenn alle als Pflichtfelder markierten Einträge abgehakt sind.

Widgets

Die Bearbeitung von Aktivitäten kann über verschiedene Ansichten erfolgen – etwa in der mobilen App oder im Browser auf dem Desktop-PC. Auf dem Desktop-PC kann die Bearbeitung in festdefinierten Fenstern oder in flexiblen, auf Basis des Prozessschrittes individuell eingerichteten Fenstern erfolgen.

Letztere sind die sogenannten Widget-Fenster – für sie können beliebig viele kleine Komponenten, die sog. Widgets, zur Bearbeitung angeordnet werden. Jedes einzelne Widget bringt einzelne Funktionselemente mit, wie z.B. die Anzeige der Kundendaten, der Kundenhistorie, Verkaufsunterlagen etc.

Merkmale

FeldBedeutungMerkmale an der Firma setzendie gewählten Merkmale werden an der Firma gesetzt, sobald der Prozessschritt betreten wirdMerkmale an der Firma entfernendie gewählten Merkmale werden an der Firma entfernt, sobald der Prozessschritt betreten wirdMerkmale am Ansprechpartner setzendie gewählten Merkmale werden am Ansprechpartner gesetzt, sobald der Prozessschritt betreten wirdMerkmale am Ansprechpartner entfernendie gewählten Merkmale werden am Ansprechpartner entfernt, sobald der Prozessschritt betreten wirdAnsprechpartner bevorzugenwenn gesetzt, wird das Merkmal nur am Ansprechpartner gesetzt (und nicht an der Firma), wenn ein Ansprechpartner vorhanden ist

Gesprächsleitfaden

Gesprächsleitfäden unterstützen Mitarbeiter im Akquiseprozess, strukturiert und aktiv auf den potentiellen Kunden zuzugehen. Aus diesem Grund können an einzelnen Geschäftsprozessschritten Leitfäden hinterlegt werden, die dem Verkäufer während des Verkaufsprozesses vorgeblendet werden.

Quelle: souveraen-verkaufen.de

Spezifische Eigenschaften einzelner Typen

Die spezifischen Eigenschaften einzelner Prozessschritt-Typen werden bei Bedarf in einem eigenen Reiter ganz rechts eingeblendet. Der Name des Reiters passt sich dabei jeweils dem Typ des Prozessschrittes an.

Absprung in Kampagne

Wählen Sie die Kampagne, in die abgesprungen werden soll.

Benutzerzuordnung (PLZ)

Hinterlegen Sie hier die Regeln, wie der zugehörige Benutzer gefunden werden soll. Dazu kann ein Regelwerk zeilenweise hinterlegt werden. Der Aufbau jeder Zeile beginnt mit dem Namen des Benutzers (geschrieben wie in der Benutzerverwaltung angegeben), eine Gleichheitszeiten und einem RegEx-Ausdruck, der den Postleitzahlenbereich bestimmt.

Der Schalter Kundenstammdaten aktualisieren gibt an, ob und unter welchen Umständen der ermittelte Vertreter auch als Hauptvertreter an den Kundenstammdaten gesetzt werden soll.

Folgende einfache Regeln gelten (unter anderem, eine vollständige Liste findet sich in verschiedenen Dokumentationen regulärer Ausdrücke):

RegelBedeutungBeispielListe von Postleitzahlendefiniert eine einzelne oder eine Liste von Postleitzahlen, getrennt durch Kommata38100,38102,38104Bereichdefiniert einen Bereich von Postleitzahlen ^ bedeutet „am Anfang“, . „ein einzelnes Zeichen“, ein * dahinter bedeutet „beliebig oft“^041.*Oder-Verknüpfungverkettet mehrere Regeln alle Postleitzahlen mit 80 vorne und zusätzlich die Postleitzahl 12345^80.*|12345

E-Mail senden

FeldBedeutungAbsenderdefiniert den Absender der E-MailVersandzeitpunktsoll die E-Mail sofort und direkt versendet werden, wenn der Prozessschritt betreten wird (Vollautomatik) oder soll die E-Mail, ggfs. nach optischer Kontrolle, im Fenster Mailingzentrale versendet werden.Mailversanddefiniert die zu verwendende Versandtechnik – nur über das persönliche Mailkonto – vorzugsweise persönlich, sonst System – SystemkontoEmpfängeran wen soll die E-Mail versendet werdenHTML-Vorlagesoll eine HTML-Vorlage verwendet werden, ist sie hier einzutragen. Diese Einstellung wird ggfs. von der gleichartigen Einstellung an der Kampagne übersteuertBetreffFest definierter Betreff der E-MailMailtextfest definierter Mailtextfeste Empfängerfest hinterlegte Empfänger der EmailKontroll-BCCsendet eine (unsichtbare, bcc:) Mail an die hier aufgeführten E-Mail-Adressen