DSGVO und OptIn-/OptOuts

Grundlagen

Bei der Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) handelt es sich um eine Reihe von Gesetzen, die ab dem 25. Mai 2018 anzuwenden sind. Sie befassen sich damit, wie Unternehmen die privaten Daten von Einzelpersonen erfassen und handhaben. Es handelt sich um eine Reihe von Gesetzen, die sich auf in der EU ansässige Unternehmen sowie auf in der EU tätige ausländische Unternehmen auswirken.

Der Versand eines Newsletter ist nur dann rechtmäßig, wenn entweder eine Einwilligung des Betroffenen oder ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund gegeben ist. Ein solcher Grund liegt z.B. vor, wenn eine maßgebliche und angemessene Beziehung zwischen der betroffen Personen und dem Verantwortlichen besteht. So etwa, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist. Um auf Nummer sicher zu gehen, können vom Kunden sogenannte Kontakterlaubnisse (sog. OptIns) eingeholt werden. Andersherum kann ein Empfänger jederzeit dem Kontakt widersprechen und ein sog. OptOut verlangen.

OptOuts und Blacklisting

Im App&Run wird zwischen OptOuts und Blacklisting unterschieden.

Blacklisting Das Blacklisting prüft immer E-Mail-Adressen und wirkt daher auf alle Kunden und Ansprechpartner mit dieser E-Mail-Adresse. E-Mail-Adressen mit Blacklisting werden weder im Serienmail aus Kampagnen/Zielgruppenselektion noch aus Newsletterversand angeschrieben. Ein individuelles Mail durch den Bearbeiter ist jedoch weiterhin möglich!

Daneben bietet ein Eintrag in der Blacklist die Möglichkeit, die komplette E-Mail-Domain des Kunden zu sperren – dies erleichtert die Pflege falls viele Ansprechpartner vorhanden sind und der Kunde generell nicht per E-Mail automatisiert kontaktiert werden möchte.

OptOut

Das OptOut beschreibt ein Kontaktverbot mit dem Kunden / dem Ansprechpartner über verschiedene Kommunikationswege. Es beschreibt also E-Mail, Telefon, Brief und Fax-Kommunikation. Die Einstellungen gelten dabei auf dem konkreten Kunden – falls „derselbe“ Kunde unter mehreren Kundennummern geführt wird können die Einstellungen hier also Abweichen!

OptOuts wirken wie folgt:

OptOut gesetzt amwirkt an der Firmawirkt am AnsprechpartnerAnsprechpartnerneinjaFirmajajaFirma & Ansprechpartnerjajakeinem von beidenneinnein

Wirkungen der OptOuts

Man erkennt, dass ein OptOut an der Firma auf die Ansprechpartner durchschreibt, d.h. bei Kontaktverbot mit der Firma ist auch kein Kontakt mit den Ansprechpartnern möglich. Andersrum gilt dies nicht, ein Kontaktverbot am Ansprechpartner wirkt sich nicht auf die Firma aus.

OptOut E-Mail

Für OptOut E-Mail gilt das gleiche wie für die generellen OptOuts, nur dass sich dieses OptOut nur auf den Kommunikationsweg E-Mail auswirkt.

Kunden mit (E-Mail-)OptOut erhalten keine Serien-E-Mails oder Newsletter-Aussendungen. Die Vorgänge bleiben entweder im E-Mail-Schritt mit einer Fehlermeldung liegen oder werden in einem speziellen Sammler-Prozessschritt gesammelt.

Einzel-E-Mails können dagegen geschrieben werden, allerdings informiert das Fenster über das Vorliegen eines OptOuts.

OptIns

Im System können ebenfalls explizite OptIns erfasst werden. Diese dienen informativen und nachweispolitischen Zwecken, haben aber keinen Einfluss auf die Workflows. Insbesondere überschreibt ein OptIn niemals ein gegebenes OptOut.

In der Anwendung

OptIns und OptOuts können einfach über die Geschäftspartner-Details zugeordnet werden. Klicken Sie auf den entsprechenden Link und vergeben Sie das gewünschte Opt-Kennzeichen.

OptIn / OptOuts in den Geschäftspartner-Details

E-Mail-Adressen können einfach durch einen Rechts-Klick auf einen E-Mail-Link auf die Blacklist gesetzt werden. Ein weitere Rechts-Klick entfernt die Mail-Adresse wieder von der Blacklist. Ge-blacklistete Mail-Adressen werden durchgestrichen dargestellt.

rechts-Klick auf einen E-Mail-Link setzt die Adresse auf die Blacklist

…und anschließend wird die gesperrte Mail-Adresse durchgestrichen angezeigt