Dieser Leitfaden beschreibt Einrichtung und Durchführung von Mailing-Kampagnen im MarketMaster-CRM.

Vorbereitungen

Mailing-Kampagnen werden auf Basis von html-Mailvorlagen durchgeführt. Sie benötigen also mindestens eine html-Mailvorlage in Ihrem System – standardmäßig wird das CRM-System mit einer Beispiel-Mailvorlage ausgeliefert, die bereits einige Optionen bietet. Natürlich können Sie jederzeit beliebige eigene Vorlagen erstellen.
Die Mailing-Vorlagen werden in der Systemkonfiguration im Bereich E-Mail-Vorlagen hinterlegt. An dieser Stelle können auch externe Editoren (wie z.B. topol.io oder beefree) aufgerufen werden, alternativ können z.B. mit Adobe Dreamweaver erstellte Dateien importiert werden.

Macros

Die Mailing-Vorlagen können mit Macros bestückt werden, die dafür sorgen, dass bestimmte dynmamische Inhalte in die jeweilige Mail eingebettet werden. Dies können z.B. individuelle Anreden, Namen, Orte, Produktdaten oder Signaturen, zusätzliche Bilder und Produktangebote sein. Die Macros folgen der Velocity-Notation und können auf beinah beliebige Daten zurückgreifen. Eine Auswahl von möglichen Kommandos finden Sie hier.

Zusätzlich zu den Macros, die bestimmte Daten in die Mailvorlage hinein expandieren gibt es auch noch die Möglichkeit, Eingabefelder zu definieren. Diese Felder werden bereits in der html-Vorlage eingebettet und werden später, wenn die konkrete Vorlage für eine bestimmte Kampagne erstellt wird, verwendet. Dies macht es möglich, mit einer einzigen html-Vorlage verschiedenste Kampagnen zu bedienen – Ihre Gestaltungs-Abteilung wird sich über die Arbeitserleichterung freuen 🙂

Kampagne

Die Kampagne ist sozusagen die Hülle für die E-Mailing-Aktivitäten – sie kann einfach in der Kampagnenverwaltung angelegt werden. Achten Sie darauf, dass die korrekte Prozessschablone hinterlegt ist, so dass sowohl der E-Mail-Versand als auch die darauf folgenden Aktionen bereits im Vorfeld definiert sind. Auch kann wieder eine einzelne Prozessschablone für viele verschiedene Kampagnen verwendet werden, was unnötigen Konfigurationsaufwand vermeidet. Weitere Einstellungen an der Kampagne sind nicht nötig.

Eine einfache Prozessschablone

Prozessschablone

Die Prozessschablone ermöglicht es, Aktivitäten, die vor bzw. nach dem E-Mail-Versand stattfinden sollen, zu definieren. So kann z.B. die gesamte Empfängerliste vor E-Mail-Versand noch einmal geprüft werden oder einzelne Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit, „ihre“ Kunden hinzuzufügen oder auszusortieren. Genauso kann im Nachgang der E-Mail nachtelefoniert werden.

Der Prozessschritt „E-Mail senden“ definiert nun den eigentlichen Mail-Versand – hier ist nichts weiter zu tun, als den Mailversand auf die Option „manuell durch den angemeldeten Benutzer“ zu konfigurieren

Konfiguration des Mailversands

Diese Einstellung besagt, dass der Mailversand „auf Knopfdruck“ geschehen soll. Alternativ ist ein automatisierter Versand ebenfalls möglich und in manchen Fällen sogar sinnvoller. Der manuelle Versand sorgt dafür, dass die Mails in der Mailingzentrale (s.u.) gesammelt werden und in einem Rutsch versendet werden können.

Wenn wir eine Kampagne und eine Mailvorlage haben, dann können wir diese beiden nun zusammenführen – dies geschieht mit der Funktion Mailing anmelden.

Mailing anmelden

Im Fenster Mailing anmelden können nun die für die jeweilige Kampagne individuellen Werte wie Texte, Produkte, Preise oder der Betreff der E-Mail eingegeben werden. Dazu wählt man die zu verwendende Vorlage sowie die Kampage. Das System blendet nun alle in der Vorlage definierten Eingabefelder vor und ermöglicht die Auswahl der Bilddateien oder die Eingabe der Texte. Im rechten Bereich wird automatisch eine Vorschau angezeigt.

Upload von Produktinformationen für eine Kampagne

Nun sind wir endlich soweit und können Kunden in unsere Kampagne aufnehmen.

Zielgruppenselektion

Die Zielgruppenselektion ermöglicht es, Kunden in Kampagnen aufzunehmen. Dabei landen die selektierten Kunden automatisch im ersten Start-Schritt der zugehörigen Prozessschablone und gehen von dort aus ihre Weg durch die Kampagne. Weitere Informationen zur Zielgruppenselektion finden Sie in der Online-Hilfe.

Nachdem die Aktivitäten für unsere Kampagne erstellt wurden, können noch vorbereitende Maßnahmen (wie z.B. das „Aussortieren“) stattfinden. Sobald die Aktivitäten in dem Schritt E-Mail senden stehen, werden sie in der Mailing-Zentrale sichtbar. Ein automatischer Versand erfolgt aufgrund der manuell-Einstellung, die wir oben im Prozessschritt gewählt haben, noch nicht, d.h. es ist noch ausreichend Zeit für eine ausgiebige Kontrolle des Mailings und seiner Empfänger.

Mailversand in der Mailing-Zentrale

Die Mailing-Zentrale ist das Steuerungs-Cockpit für den Mailversand – hier laufen alle E-Mailing-Kampagnen zusammen und hier wird auch der Versand angestoßen.

Die Mailing-Zentrale als Steuerungs-Cockpit

In der oberen Hälfte des Fenster werden alle Kampagnen dargestellt, für die noch unversendete E-Mails vorliegen. Die Ursache kann sein, dass noch gar nicht versendet wurde oder aber auch, dass ein Versand-Versuch einzelner Mails nicht gelungen ist. Die noch zu versendenden E-Mails werden in der unteren Tabelle angezeigt, der genaue Grund für einen Nicht-Versand steht in der Spalte Info.

Die folgenden Gründe für einen Nicht-Versand von E-Mail existieren:

  • email ist leer
    -> der Kunde bzw. der Ansprechpartner hat keine E-Mail-Adresse
  • invalid address
    -> die E-Mail-Adresse ist vorhanden, aber ungültig (z.B. ein Tippfehler oder ein fehlendes @-Zeichen)
  • An diese E-Mail-Adresse wurde bereits versendet
    -> das System stellt sicher, dass an eine E-Mail-Adresse im Rahmen einer Aussendung auch nur genau eine E-Mail versendet wird, um Spamming oder Selektionsfehlern vorzubeugen
  • Blacklisted
    -> der Kunde steht auf einer Robinsonliste oder ist anderweitig aussortiert

Ein Klick auf eine E-Mail öffnet rechts die jeweilige Vorschau. Das Bearbeiten-Menü am unteren Bildschirmrand enthält die folgenden Funktionen:

  • Aktivität bearbeiten
    -> öffnet einen Editierdialog, mit dem Empfänger, Termin, Kampagne etc. bearbeitet werden können
  • Empfänger bearbeiten
    -> ermöglicht, Firma und/oder Ansprechpartner zu bearbeiten und z.B. eine E-Mail-Adresse zu korrigieren
  • auf Blacklist
    -> fügt die gewählte E-Mail-Adresse einer Blacklist zu
  • von Blacklist entfernen
    -> entfernt die gewählte E-Mail-Adresse von der Blacklist

Ein Klick auf Jetzt senden öffnet nochmal einen Dialog, mit dem ausgewählt werden kann, wie der Versand erfolgen soll:

Wie soll versendet werden?

Die Optionen bedeuten das folgende:

nur an mich versendet die E-Mails nicht an den Kunden, sondern an den angemeldeten Benutzer. Dadurch kann nochmal eine Versand- und Layoutkontrolle stattfinden (achten Sie z.B. darauf, dass Ihre Vorlagen sowohl auf Mobil-Geräten als auch auf Desktop-PCs gut aussehen). Die Aktivität wird nicht weitergeschaltet, so dass dieser Vorgang beliebig oft durchgeführt werden kann.

Versenden versendet die E-Mail tatsächlich an den richtigen Empfänger, schaltet den Vorgang aber ebenfalls nicht in den nächsten Prozessschritt weiter, so dass hier ggfs. E-Mails mehrfach an den Kunden gesendet werden könnten.

Der normale Weg, nachdem alle Kontrollen durchgeführt sind, ist ein Klick auf Versenden & Weiterschalten – hierdurch wird die E-Mail versendet und der Kunden in den jeweils nächsten Prozessschritt weitergeschaltet. Im konkreten Beispiel der oben erwähnten Prozessschablone geht der Kunde vom Schritt E-Mail senden in den Folgeschritt E-Mail nachtelefonieren über. Dieser Schritt sorgt dafür, dass die zugehörige Aktivität in der ToDo-Liste des zugeordneten Benutzers (z.B. des Kundenbetreuers oder eines CallCenters) auftaucht.

Weiterschalten einer Aktivität

Auswertungen

Nachdem die ersten E-Mails versendet sind, kann das Mailing nun ausgewertet werden. Die zugehörigen Informationen finden Sie in der Kampagnenverwaltung in den Details der jeweiligen Kampagne. Öffnen Sie dort den Reiter Maliing-Auswertung, um die verschiedenen Kennzahlen einsehen zu können.

Die Auswertungen protokollieren die gesendeten und geöffneten Mails sowie, wenn eine Landingpage angebunden wurde, auch die Anzahl der Aufrufe der Landingpage. Wie in allen Diagrammen öffnet ein Klick auf ein Tortenstück der Kreisdiagramme die Liste der Detaildaten, also z.B. der einzelnen Kunden der jeweiligen Datenreihe.

Auswertung einer E-Mail-Kampagne
Mailing einrichten